Protokoll Vorstandsklausur 2018

1. Tag (Samstag ab 09:30 Uhr)

Datum: 16.02.2018 - 18.02.2018

Ort: Aachen

Anwesende: lyzzy, pberndro, takt, arwed (Hinweis: zum Vorstand 2018 siehe außerordentliches Mumble)

TOP0 Auftakt

Sammlung von wichtigen Themen für die TO

TOP1 Förderprogramm

Philip stellt den Stand vor. Geplantes Upgrade von FRA, BER und DUS. Normal 3 Angebote, ab 15.000 EUR 6 Angebote. Bis auf Server liegen alle Angebote beschlussfertig vor, zeitnaher Beschluss zu ersten Beschaffungen nötig/geplant.

TOP2 Offene Spendenquittungen

Einige, aber insbesondere zwei größere Quittungen sind offen. Arwed bereitet zunächst diese beiden vor und gibt sie an Philip.

TOP3 Führung Inventar/Güterverzeichnis + Umgang mit Spenden für Communities

Philip stellt aktuelle Handhabung vor. Aufwändig sind v.a. Geldspenden an FFRL und Abruf in Form von "Bestellt bitte xxx". Diskussion über Abwicklung von Kleinspenden für Communities, letztlich Entscheidung nur mit Schatzmeisterei fällbar.

TOP4 Geschäftsordnung des Vorstandes + Zahlungen/Kontoauszüge/Kontoführung

Diskussion über aktuelle Geschäfts- und Finanzordnung, Alice bereitet einen GO-Vorschlag für die Zukunft aus. Konsens das Zahlungen zukünftig primär durch Schatzmeisterei getätigt werden sollen. Die Kontoumsätze werden zukünftig auch immer in die Mitgliederverwaltung synchronisiert, über die alle Vorstände Einsicht haben. Die vergangenen Kontoauszüge sollen als Scan hinterlegt werden. Die Barkasse wurde von Reiner an Arwed übergeben. Kontovollmachten können erst mit Eintragungsnachricht des Registergerichts aktualisiert werden.

TOP5 Postverkehr/Anschrift

Bisher Anschrift bei Reiner, wird erstmal so beibehalten. Philip hat E-Post beschafft (vorerst nur Senden). Prüfen, welche Kosten bei werktäglichen Scans im Empfangsrichtung und ggf. machen.

TOP6 Steuererklärung + Tätigkeitsberichte + regelmäßige Spenden

Philip hat jüngst mit Steuerberatung gesprochen, die für uns bucht. Benötigen noch die Belege von 2017. Es muss ein Tätigkeitsbericht erstellt werden. Besprechung zum Umgang mit regelmäßigen Spendern.

TOP7 Protokoll von MV

Entwurf wird heute mitgebracht. Vorschlag 1 Woche ins Forum/Wiki für Anmerkungen bevor es zum Notar geht wird aufgegriffen. Klärung ob noch etwas wichtiges fehlt. Arwed regt Klärung an ob nicht ein Vorsitzender beim Notar reicht (Einzelvertretungsberechtigung).

TOP8 Satzungsnovelle

Diskussion / Stimmungsbild zu Gregors Vorschlag. Was möchten wir der Arbeitsgruppe mit auf den Weg geben? Gibt es Anwalt der im Vereinsrecht fit ist? Philip: Kanzlei des Steuerberaters macht wohl auch Vereinsrecht. Der Vorstand spricht sich für die Einrichtung von Kassenprüfern aus und befürwortet notwendige Anpassungen der Satzung.

TOP9 Entscheidungsstand zu Supernodes

Wie umgehen mit Supernodes und Anfragen auf Supernodes? Philip erläutert zunächst die Historie: Anfänge mit 3,50€ VPS, immer weitergewachsen. Irgendwann x Bleche (ca. 120-140 Supernode-VMs) z.B. bei OVH auf VMWARE. Als VMWARE nicht mehr weiter betrieben werden konnte gab es einen Bruch mit dem Adminteam, fortan betreut primär Lars die neue O-Virtplattform bei IN-Berlin. Der Vorstand setzt sich das Ziel die MV Entscheidung zum Abschalten von VMWARE-Hosts binnen 2-3 Monate umzusetzen, Takt und Philip schreiben verbliebene VM-Nutzer an. Migration auf O-Virt prinzipiell möglich. Diskussion über weitere Anfragen nach VMs/Hosts, auch in "Prepaid"-Variante. Generell bevorzugt der Vorstand dezentrale VM-Beschaffung durch Communities, Einzelfallentscheidungen bei Anfragen/konkretem Bedarf.

TOP10 Kostenaufstellung / finanzielle Situation / Finanzprüfung

Aufstellung aktueller Posten primär des Backbonebetriebs. Insgesamt Ausgaben von ca. 2200 EUR pro Monat, VMWARE-Abschaltung spart zukünftig ca. 500 EUR im Monat. Evaluierung von Kostenersparnissen durch Rackumzug im Rahmen der ohnehin anstehenden Umbauten an einem Standort (Ergebnis: momentan kostenneutral). Mit aktuellem Spendenstand und Kostenstruktur kommen wir 2018 knapp hin. Diskussion über nachhaltige Finanzierung. Spendenkampagnen, Fördermitgliedschaften, stärkere Ansprache der Communities. Präsenterer Spendenaufruf auf Website. Aktuell keine Kampagne mehr nötig für die Vorverkabelung eines angebotenen XCONs. Die Kontaktdaten der Finanzprüfer liegen vor, aktuell wartet alles auf Erstellung des Jahresabschlusses durch Steuerberatung.

TOP11 Zukünftige Ausrichtung, mehr Events + Hilfsmöglichkeiten

Überlegungen zur zukünftigen Ausrichtung, Freifunktagen, Routingdays 2018 und Hackathon zum Self-Service Tool. Diskussion/Brainstorming über Möglichkeiten der Zuarbeit durch Mitglieder/Communities.

Schluss: 17:55 Uhr (ab 18 Uhr Communityaustausch - separat ebenfalls protokolliert)

2. Tag (Sonntag ab 10 Uhr)

TOP12 Zukunftsdiskussion + Beratung Ergebnisse Communityaustausch

Offenes Brainstorming, Abstimmung einer Zukunftsstrategie. Fördermöglichkeiten berücksichtigen.

Wir setzen zunächst den Fokus auf: mehr Kommunikation mehr Events mehr Unterstützung durch Mitglieder

Schluss: 11:30 Uhr